Firefox Firefox - Strona startowa

Aby ustawić stronę http://www.salesnews.pl jako swoją stronę startową:

salesnews.pl Przeciągnij i upuść logo "SN" znajdujące się obok na ikonkę strony domowej (domek) na pasku Twojej przeglądarki

Potwierdź wybór klikając "Tak"

Strefa sprzedawcy

Źródło: www.sxc.hu

Owocne spotkania



„Mam jak najgorsze doświadczenia z zebraniami firmowymi. Ciągną się w nieskończoność, często bez rezultatów, bo sporne kwestie, tak jak były nierozstrzygnięte przed spotkaniem, tak i pozostają nierozstrzygnięte po ich zakończeniu. Wszyscy nerwowo zerkają na zegarki, czekając tylko na sygnał zakończenie, by móc w końcu udać się do swoich właściwych obowiązków. Często, jeśli temat jest ważny dla uczestników, dochodzi do kłótni i wielkich emocji, które rzutują później na współpracę pracowników. Naprawdę niewiele ze spotkań, w których brałem udział można uznać za takie, które nie były stratą czasu i przyniosły konkretne rezultaty. Do tej pory byłem ich uczestnikiem, teraz po awansie, sam będę je prowadził. Co zrobić, by nie były one „zmorą" dla wszystkich?"

Spotkania stanowią jedno z podstawowych narzędzi komunikacyjnych stosowanych przez menedżerów. Niezależnie od tego, czy jest to przekazywanie nowych zadań, ocena wyników, czy opracowywanie nowej strategii działania, zawsze sposób prowadzenia spotkania będzie miał bezpośredni wpływ na omawiane tematy i zagadnienia oraz oczekiwane rezultaty spotkania. Jedno jest pewne - owocne spotkania nie zdarzają się tak po prostu. Koniecznych jest kilka wstępnych kroków i decyzji, nawet w przypadku spotkań zwoływanych pod presją danej chwili.

CEL I REZULTAT

Zawsze kluczowym pytaniem przed zwołaniem spotkania będzie zadanie sobie pytania: Co jest celem spotkania, a co ma być jego rezultatem? Celem jest zawsze powód zwołania danego spotkania, rezultatem zaś konkretny wynik, który spodziewasz się osiągnąć pod koniec spotkania. Jasne sprecyzowanie rezultatów będzie szczególnie istotne w przypadku spotkań, które mają zakończyć się nie tylko zrozumieniem przez uczestników poruszanego tematu, ale również spowodować określone działania i doprowadzić do osiągnięcia konkretnych, wymiernych wyników. Bardzo często zdarza się tak, że natychmiast, gdy pojawi się ważny powód, zwoływane jest spotkanie i nikt wówczas nie zadaje sobie pytania, co właściwie chcemy poprzez to spotkanie osiągnąć, jakim rezultatem ma się ono zakończyć. Ten brak skupienia na rezultacie powoduje, iż bardzo często spotkania przeciągają się i kończą się bez żadnych konkretnych ustaleń.

KILKA PYTAŃ PRZED ROZPOCZĘCIEM PRZYGOTOWAŃ DO SPOTKANIA

Aby uniknąć straty czasu przed rozpoczęciem spotkania postaw sobie kilka pytań:
- Czy spotkanie jest najlepszym sposobem osiągnięcia oczekiwanych rezultatów? Rozważ rozwiązania alternatywne, takie jak rozmowy telefoniczne, dyskusje indywidualne, e-mail.
- Czy jest to na tyle złożony temat, że wymaga spotkania kilku osób, czy też wystarczy być może spotkanie w kameralnym gronie lub z osobą, która posiada najwięcej informacji?
- Czy wsparcie grupy będzie konieczne, aby wdrożyć plan działania?
- Czy wybrano właściwy moment, aby osiągnąć dany rezultat?

PRZYGOTOWANIE DO SPOTKANIA

Spotkanie będzie tym bardziej efektywne, im lepiej je zaplanujesz. Zatem, aby przygotować się do spotkania:
- Określ, jakie tematy mają być omówione, jaki będzie najlepszy sposób omówienia każdego z nich oraz najlepsza kolejność ich omawiania.
- Oszacuj długość spotkania, pozostawiając kilkanaście minut na tematy nieprzewidziane.
- Określ, kto powinien być uczestnikiem tego spotkania - mogą być to osoby, które mogą wnieść najbardziej pozytywny wkład w spotkanie lub też osoby, których dotyczyć będą decyzje.
- Oszacuj długość spotkania
- Ustal czas i miejsce
- Ustal, kto będzie protokołować
- Poinformuj wszystkich uczestników o celu i oczekiwanych rezultatach spotkania.  

PROWADZENIE SPOTKANIA

Aby spotkanie przyniosło jak najlepsze rezultaty musisz pamiętać o kilku kluczowych zasadach i krokach:

1. OTWÓRZ SPOTKANIE

Otwierając spotkanie określ jego cel i rezultat, który chcesz osiągnąć. Powiedz, dlaczego ważne jest, aby właśnie teraz zająć się tymi zagadnieniami. Powiedz wyraźnie, jakiego rodzaju wkładu oczekujesz od uczestników podczas omawiania poszczególnych punktów spotkania i poinformuj wszystkich o przewidywanym czasie trwania spotkania. Na koniec przedstaw wszelkie zasady, jakich Ty i uczestnicy będziecie przestrzegać w trakcie spotkania. Możesz poprosić również uczestników o dorzucenie własnych zasad, które są dla nich ważne, do zasad przedstawionych przez Ciebie. Dzięki temu, jako ich „właściciele" poczują się za ich przestrzeganie bardziej odpowiedzialni.

2. PROWADŹ SPOTKANIE

Prowadząc spotkanie zachęcaj każdego z uczestników do aktywnego uczestnictwa, cały czas pamiętając o wyjaśnianiu i potwierdzaniu tego, co mówią poszczególne osoby. Notuj pomysły, opinie i sugestie i staraj się raczej koncentrować na nich, niż na poszczególnych osobach. Jeśli w czasie spotkania pojawią się sytuacje zakłócające jego przebieg, np.: uczestnicy, którzy mówią rozwlekle i zabierają zbyt wiele czasu, osoby, które chcą zdominować spotkanie, ostre różnice zdań, wiele dygresji itp., możesz zastosować którąś z poniższych technik:
- odwołaj się do zasad obowiązujących podczas spotkania,
- wspieraj zachowania pozytywne, na których Ci zależy,
- skorzystaj z mądrości grupy i pozwól grupie zniechęcić do stosowania zakłócających zachowań,
- ponownie sprowadź dyskusję na pierwotny temat,
- postaraj się zrozumieć emocje, kryjące się za danym zachowaniem,
- zrób przerwę, aby emocje mogły opaść,
- wypowiedz się bezpośrednio.

3. TRZYMAJ SIĘ CELU SPOTKANIA

Unikaj omawiania mało ważnych tematów. Pamiętaj o zapisaniu głównych tematów na planszy „Zagadnienia do omówienia". Trzymaj się tego harmonogramu, cały czas pamiętając o rezultacie, który chcesz osiągnąć, dbając by dyskusje nie zbaczały z tematu. Czasami w trakcie spotkania mogą pojawić się ważne tematy, których nie przewidziałeś, planując spotkanie. Aby o nich nie zapomnieć możesz stworzyć planszę zatytułowaną „Parking". Do tematów tych wrócić możecie na koniec spotkania, jeśli wystarczy zaplanowanego czasu lub też możesz zorganizować odrębne spotkanie przewidziane na te właśnie zagadnienia.

4. ZWIĘKSZAJ TEMPO SPOTKANIA

Obserwuj uważnie uczestników spotkania. Gdy tylko zaobserwujesz, że grupa powtarza te same pomysły lub wygląda na zmęczoną postaraj się zwiększyć tempo spotkania, stale informując też grupę na jakim etapie znajduje się spotkanie. Poprzez pytania pomagaj grupie w dochodzeniu do wniosków i pamiętaj o ich potwierdzaniu w trakcie trwania spotkania.

5. ZAKOŃCZ SPOTKANIE W EFEKTYWNY SPOSÓB

Omów wszystkie ustalenia oraz plany działania, jeśli to konieczne pomóż grupie podjąć decyzje dotyczące kolejnych kroków. Podsumuj, co udało się osiągnąć w odniesieniu do celu oraz oczekiwanego rezultatu i nie zapomnij podziękować za udział w spotkaniu. Jeśli nie udało się wam osiągnąć założonego rezultatu - zweryfikuj z kilkoma lub wszystkimi uczestnikami, dlaczego ich zdaniem tak się stało. Taka lekcja z doświadczenia, jakim było spotkanie pozwoli Wam uniknąć podobnych błędów w przyszłości.

6. PODEJMIJ CZYNNOŚCI PO SPOTKANIU

Częstym powodem, dla którego spotkania wyglądają tak jak opisane przez czytelnika, jest fakt, że nie poświęca się należytej uwagi czynnościom pospotkaniowym. Czynnościom tym powinno się właściwie poświęcić tyle samo uwagi, co czynnościom związanym z jego planowaniem i prowadzeniem. Dopilnuj zatem, aby wszyscy uczestnicy otrzymali protokół ze spotkania oraz ustalony plan działań, nawet jeśli nie będą w nie zaangażowani bezpośrednio. Zastanów się również, w jaki sposób będą sprawdzane postępy, przez kogo i jak często. Pomyśl również o tym, jak będziesz świętował osiąganie wszelkich rezultatów, wynikających z działań, zainicjowanych podczas spotkania. Takie świętowanie nawet tych małych sukcesów działa niezwykle motywująco.


Katarzyna Kloskowska–Kustosz - Prezes zarządu i współwłaściciel 4business&people Sp. z o.o. Coach z wieloletnim doświadczeniem menedżerskim, połączonym z wiedzą i umiejętnościami psychologicznymi. Od kilkunastu lat związana z branżą doradczo-szkoleniową.Executive coach dla wyższej kadry menedżerskiej. Do czasu założenia 4business&people właścicielka 3k-coaching. Wcześniej dyrektor operacyjny w AchieveGlobal. Autorka licznych publikacji i wywiadów w prasie fachowej. Prekursor i ekspert w dziedzinie coachingu menedżerskiego oraz profilaktyki wypalenia zawodowego. Autorka i współautorka sześciu usług wspierających diagnozę i zmiany organizacyjne nagrodzonych za wysoką jakość Medalami Europejskimi przyznawane przez Komitet Społeczno – Ekonomiczny UE i BCC. Secjalizuje się w podnoszeniu efektywności osobistej i kierowanych zespołów. Wraz z Katarzyną Lorenc prowadzi bloga „Przystań w zmianie”. Więcej na www.4bp.com.pl

Polecamy

Śniadanie Liderów Sprzedaży

Najświeższe newsy w każdą środę w Twojej skrzynce za darmo!

 

Podziel się swoją opinią