Zdobyć uwagę klienta, wzbudzić potrzebę posiadania, skłonić do decyzji zakupowej? A może przygotować klienta do korzystania z całej palety możliwości jakie daje Twój produkt? Może pokazać właściwości i cechy produktu po to, by uzmysłowić korzyści płynące z jego posiadania? Jaka intencja leży u podstaw Twoich prezentacji? Niezależnie od tego, czym uzasadniasz stosowanie prezentacji w kontaktach z klientem, zapraszam do refleksji i odpowiedzi na kilka kluczowych pytań, byś utwierdził się, że warto, lub przekonał, że nie warto, podczas nich wykorzystywać Power Point.
Zapraszam w podróż! Wyobraź sobie, że jesteś praktykującym członkiem kościoła, pojawiasz się w świątyni, a tam kapłan zamiast z ambony przemawia z za projektora wyświetlającego kolejne slajdy przygotowanej w poprzedni wieczór prezentacji. Zaskoczony? Czy to by zadziałało? Czy zyskałby większy wpływ na wiernych? Czy jego przekaz trafiłby do Ciebie? To zależy..., pewnie odpowiesz. Podobnie jest z prezentacją handlową. Skuteczność wykorzystania prezentacji Power Point w kontakcie z Twoim klientem zależy... od tego kim jest, jak przebiegała dotychczasowa relacja, co jest Twoim produktem, jaką usługę oferujesz, a także od tego, jakie masz predyspozycje czy jaki poziom umiejętności wykorzystania tego narzędzia „prezentujesz". Istotne są także preferencje Twojego klienta. Jedni lubią wszelkie środki wspomagające komunikacje inni preferują bezpośredni kontakt. Dlaczego więc, mimo tego że wiemy, „że zależy", tak często prezentacja z wykorzystaniem Power Point bywa nadużywana? Bardzo często w firmach, może i w Twojej, uznaje się, że to właśnie Power Point ma być lekiem na całe zło niedoskonałości tradycyjnych sposobów prezentowania produktów, usług, a nawet komunikowania się. Power Point wszedł w nawyk i często zastępuje rozmowę, zwykłą wymianę zdań: pytania i słuchanie, służące orientacji w tym co istotne dla klienta, z którym się spotkaliśmy. W ten sposób Power Point staje się często dominującym sposobem komunikowania się. Co ciekawe nie tylko z klientami, a także ze współpracownikami. Kiedy ostatni raz Twój szef przedstawił dane firmowe na kartce papieru czy na tablicy? Czy ta tendencja jest zbawieniem czy wręcz odwrotnie, już jest, a będzie jeszcze bardziej, zagrożeniem dla budowania relacji z klientami, dla skuteczności w prezentowaniu produktów, usług, rozwiązań, a finalnie realizacji celów sprzedażowych, celów Twojej firmy? Zastanówmy się zatem kiedy, w jakich okolicznościach jest to zbawieniem a kiedy przekleństwem.
Poniżej przedstawiam kilka najczęściej popełnianych błędów związanych z wykorzystaniem Power Pointa. Oczywiście nie są to wszystkie błędy, ale z pewnością można je określić jako kardynalne. Zachęcam do odpowiedzi przed samym sobą czy te błędy są obecne podczas prezentacji prowadzonych przez Ciebie? A jeśli tak to jakie są tego konsekwencje dla Twoich relacji z klientami i co możesz z tym zrobić?
Jakie błędy powtarzają się najczęściej przy korzystaniu z power point?
1. Brak właściwego rozpoczęcia prezentacji.
Brak właściwego rozpoczęcia nie dotyczy tylko prezentacji. Jest jednak szczególnie ważny w jej przypadku. Źle rozpoczęte spotkanie podczas którego chcemy wykorzystać power point, oznacza że każdy następny slajd stwarza ryzyko utraty możliwości wpływu na odbiorcę. Oczywiście czasem tak się nie dzieje i mimo fatalnego rozpoczęcia, nadawca, prezenter przez to, o czym mówi, zyskuje jako ekspert w danej tematyce. Jednak w zdecydowanej większości przypadków brak dobrego rozpoczęcia oznacza utratę kilku punktów kredytu zaufania, jakim mógłby obdarzyć nas klient. Błąd ten objawia się najczęściej jako szybkie przejście do tematu, sedna. To, czego wówczas brakuje, to dosłownie wyjście zza laptopa, stołu, stolika czy tego czegoś, co nas oddziela od klientów - odbiorców prezentacji. By być wartościowym źródłem informacji dla klienta, by móc na niego wpływać, trzeba zbudować swą wiarygodność jako nadawcy. Oczywiście, że to, co prezentujemy, powinno się samo bronić, ale brak dobrego rozpoczęcia poprzez nawiązanie osobistej relacji, kontaktu zanim zagłębimy się w przygotowane treści, oznaczać może utratę szansy na to, że ktokolwiek nas posłucha. W przypadku gdy klienci nas słabo znają jest to często spontaniczne kilka słów o sobie, o celu spotkania, nastroju a w przypadku znanych klientów rozmowa o ich biznesie stanowi o tym, czy na wstępie dostaniemy kredyt zaufania i zbliżymy się do odbiorcy, czy też stworzymy dystans, który będzie się pogłębiał aż do utraty kontaktu.
2. Brak zbudowania motywacji do uczestniczenia w prezentacji.
Błędem jest dosłownie powiedzenie a jeszcze gorzej przeczytanie „o czym będzie prezentacja". Przeczytanie spisu treści, który świetnie widać na wyświetlanym slajdzie, nie wygląda efektownie. Klient myśli sobie „przecież to widzę" i zadaje sobie pytanie „po co On mi to mówi?". Niebywałe jak często prezentujący zapominają, że by ich wysiłek związany z przygotowaniem treści slajdów, podróży do klienta nie poszedł na marne muszą zmotywować klienta do tego by uczestniczył w tak pomyślanym spotkaniu handlowym. Mówienie o tym czego dotyczy prezentacja bez wyraźnego odwołania się do korzyści, jakie klient ma z faktu samego uczestniczenia w spotkaniu przypomina wystawianie sztuki bez pewności że na widowni znajdują się gotowi na przedstawienie widzowie. A może są i śpią? Czytanie spisu treści „o czym będzie prezentacja" powoduje częściej efekt odwrotny zniechęcenie. Klinet otrzymuje komunikat nie ty i twoje potrzeby są najważniejsze ale to co ja przygotowałem dla ciebie. Takie zignorowanie czynnika motywacji rzadko prowadzi do wzbudzenia zainteresowania u niezainteresowanych. Taka prezentacja dla tych klientów, którzy byli i tak zainteresowani lub nawet zdecydowani na kupno nie przedstawia dużej wartości a czasem wręcz może obudzić demony zastrzeżeń dotyczących naszego produktu. Kluczem do sukcesu na tym początkowym etapie jest przedstawienie jednej zasadniczej lub kilku istotnych korzyści jakie ma dostarczyć sama prezentacja. Oczywiście trzeba to odróżnić od korzyści z posiadania produktu czy usługi, które prezentujemy. Klienci poświęcając nam swój cenny czas, chcą mieć pewność że jest to korzystna inwestycja. Dokończenie zdań „dzięki tej prezentacji będą Państwo mogli...", czy „spotkanie to umożliwi Państwu... „ jest jednym z szybkich i do zastosowania w każdych warunkach, sposobów na przedstawienie korzyści z samego faktu uczestniczenia w prezentacji. Zmotywowanie do odbioru to warunek konieczny udanej prezentacji.
3. Prezentacja power point jako jedyny środek przekazu. Sztuczność spotkania.
Wykorzystanie podczas spotkania handlowego prezentacji, jako jedynego środka przekazu, jest jednym z większych i bardzo powszechnych błędów w prowadzeniu prezentacji. Prezentacja może być, i jest, skuteczną formą komunikowania się, ale często powinna być tylko środkiem pomocniczym, a nie głównym i jedynym. Tymczasem bardzo często handlowcy spotykając się z klientem i prezentując produkt czy usługę, przyzwyczajają się do tego że mają prezentacje i jej ... nadużywają. Czytają teksty opracowane samodzielnie albo przez marketing, mówiąc o oferowanym produkcie używają określenia „jak widać na prezentacji" lub „jak jest przedstawione na tym slajdzie". A gdyby tak zawiesił się komputer? Wówczas pojawia się kłopot co powiedzieć! Może umówić się na kolejne spotkanie, kiedy komputer będzie działał? Gdy pytam: czy jako handlowiec dysponuje Pani/Pan broszurami, próbkami, produktami etc. Odpowiadają, że tak, mają je ale... w samochodzie lub biurze. Co jest lepsze zdjęcie produktu czy on sam? Dlaczego więc są tam, a nie tu?
4. Kolejny nieproszony gość, prezentacja, która przeszkadza zamiast pomagać.
Prezentacja Power Point to dodatkowy element w polu uwagi, co najmniej trzeci towarzysz podczas spotkania z klientem. Często zamiast pomagać wprowadza zamieszanie, konfuzje. Część klientów jest zaskoczona samym faktem prezentacji, bo np. spodziewali się rozmowy, krótkiej, rzeczowej, a nie prezentacji. Zaskoczenie cicho przeradza się w złość i sączy się przez cale spotkanie. Często na spotkaniach handlowych jest małe audytorium np jedna, dwie osoby, a prezentacja, wprowadzona między nie, osłabia bezpośredni kontakt. I co z tego, że estetyka grafiki przygotowanej przez marketing czy nas samych z pomocą narzędzi elektronicznych, jest najwyższej próby. Niejednokrotnie dużo skuteczniejszym dla zadziałania obrazem jest odręczny rysunek, a nie przygotowana prezentacja. Często samo otworzenie laptopa może stworzyć niechciana barierę. Trudno na spotkaniu z jedną osobą używać projektora, ale nawet, jeśli będzie to osobisty komputer, to przedstawiciel wykorzystując prezentacje power point koncentruje się na obsłudze komputera, a nie na kliencie! Jakąś część uwagi poświęca nie klientowi - przynajmniej tak to mogą odebrać niektórzy z nich. A niech się zawiesi komputer lub padnie bateria. Co klient pomyśli wówczas na temat firmy czy jej reprezentanta? Efekt może być przeciwny niż były nasze intencje. Część klientów oczekuje jedynie odpowiedzi, czy informacji na jedną, dwie kluczowe dla niego kwestie. Oczywiście trzeba wiedzieć które kwestie są najistotniejsze. Jeśli wiadomo to wówczas warto optymalnie dobrać środki do celu. Jeśli prezentacja może obrazem i hasłem więcej powiedzieć niż tysiąc słów - wówczas warto. A jeśli nie? W takiej sytuacji często zaplanowany i narzucony przez kompozycje slajdów przebieg wręcz utrudnia dotarcia i wpływu na klienta? A sztuczność spotkania wymuszona przez obecność sprzętu do odtworzenia prezentacji staje się dodatkowym niechcianym graczem sytuacji zakupowej. Niech to skłoni także i Ciebie do zastanowienia się czy warto ją wykorzystać na następnym zaplanowanym z jej udziałem spotkaniu?
Może nawykowo wręcz wykorzystujesz kiedyś opracowaną i raczej zadajesz sobie pytanie kiedy ją ponownie wykorzystać niż co chce osiągnąć i czy pomoże to w decyzji podczas spotkania z klientem, z tym konkretnym klientem? Bardzo często pojawienie się z prezentacją u klientów, którzy znali nasz sposób „sprzedawania", wywołuje wrażenie sztuczności i w rzeczywistości pogarsza relacje. Prezentacja w takim przypadku jest sztuczna, nie na miejscu i więcej przynieść może szkody niż pożytku.